Administratie
Activiteiten
Op het controlepaneel kunnen activiteiten aangekondigd worden. Dit dient minstens 72 uur op voorhand te gebeuren om verzekerd te zijn bij de UGent. Je vindt hier een eenvoudig overzicht van de activiteiten georganiseerd door de Gentse studentenverenigingen en de Gentse studentenraden.
Activiteiten aankondigen
Via onderstaande knop kan je als bestuurslid van een vereniging activiteiten aankondigen.
Als bestuurslid van een vereniging ben je verplicht je activiteiten binnen je vereniging minstens 72 uur op voorhand aan te kondigen. Doe je dit niet dan heeft dit twee grote gevolgen voor je vereniging:
- Je activiteit is niet verzekerd door de UGent.
- De interne en externe ordediensten weten niet waar en wanneer je activiteiten doorgaan.
Verzekering
Overzicht verzekeringen:Extra verzekeringen: Ben je toch graag zeker als vereniging en wil je graag extra informatie over verzekeringen? Bekijk dan zeker deze website, of contracteer de DSA (dsa@ugent.be) voor extra informatie, een goede opvolging en doorverwijzing.
Publieke vs. private activiteiten
Een publieke activiteit wordt publiek bekendgemaakt, bijvoorbeeld aankondiging op een website. Hierbij mag de toegang wel beperkt worden tot alle leden van de vereniging of beperkt tot inschrijvingingen, bijvoorbeeld wegens beperkte plaatsen.
Een private activiteit werkt met expliciete uitnodigingen, bijvoorbeeld teambuilding of personeelsfeest. Het organiseren van een private activiteit heeft enkele gevolgen:
- De activiteit is op het controlepaneel enkel zichtbaar voor het bestuur van de vereniging, het bestuur van het overkoepelende konvent en de DSA.
- Private activiteiten dragen niet bij tot het totaal aantal activiteiten voor het jaarverslag van de vereniging.
- Private activiteiten zijn niet subsidieerbaar.
Domein
Bij het aanmaken van een activiteit voor de vereniging zal moeten opgeven worden op welk domein de activiteit doorgaat. Aan de verschillende domeinen zijn andere voorwaarden verbonden. Hieronder een overzicht van de verschillende domeinen:
| Domein | Uitleg |
|---|---|
| Openbaar domein | Alle gebouwen en terreinen die onder het beheer van een (lokale) overheid vallen. In Gent worden deze beheerd door Stad Gent. |
| UGent-domein | Alle gebouwen en terreinen die de UGent in beheer heeft. Voor alle zalen en auditoria die via TimeEdit gereserveerd worden. |
| Universitair Home-domein | Voor alles dat zich in een Home plaatsvindt. |
| Online | De activiteit is volledig online. Er wordt geen enkele fysieke plaats ter beschikking gesteld. |
| Andere | Alle andere plaatsen zoals privéruimtes. |
Indien jouw activiteit op UGent-terrein doorgaat en gebruik maakt van BBQ-apparatuur, dient dit gemeld te worden aan de veiligheidsdienst via dit formulier.
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), ook bekend als GDPR (General Data Protection Regulation), is een privacywetgeving die sinds 25 mei 2018 van kracht is. Het moderniseert de wetten rond privacy en zorgt voor een uniform Europees kader. De AVG geeft burgers meer controle over hoe hun persoonlijke gegevens worden gebruikt. Organisaties moeten transparant zijn over hoe en waarom ze persoonsgegevens verwerken.
Aan de UGent werden de vereisten van de AVG vertaald naar de Generieke Gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie en in het Reglement voor correct gebruik van de ICT-infrastructuur van de UGent – welke van toepassing zijn op alle medewerkers en studenten.
Een verwerkingsverantwoordelijke is degene die beslist waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Dit kan een bedrijf, organisatie of persoon zijn. Aan de UGent, zal de UGent bijvoorbeeld verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de gegevens van studenten en medewerkers.
Wanneer er persoonsgegevens verwerkt worden, dienen de betrokkenen (degenen wiens persoonsgegevens je verwerkt) verplicht geïnformeerd te worden over de verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld door toevoeging onderaan een mail of bij een evenement:
(Dit event / deze activiteit/….) wordt uitgevoerd door (groep, organisatie, …)
(groep, organisatie, …) treedt op als verwerkingsverantwoordelijken OF (groep, organisatie, …) en (groep, organisatie, …) treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de verwerking.
Voor vragen, opmerkingen of suggesties kan je contact opnemen met (groep, organisatie, …) door te mailen naar ...
De verwerking van persoonsgegevens is alleen rechtmatig indien aan één van de zes voorwaarden of rechtsgronden van de AVG is voldaan.
- Wettelijke verplichting: Als een wet het verplicht, bijvoorbeeld voor belastingaangifte.
- Uitvoering van een overeenkomst: Als het nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met de betrokkenen (niet de verwerkingsovereenkomst), bijvoorbeeld het verzenden van een besteld product.
- Gerechtvaardigde belangen: Als het in het belang van de organisatie is, bijvoorbeeld het gebruik van cameratoezicht op de campus voor de beveiliging van studenten en medewerkers. Opgelet: bij deze rechtsgrond moet altijd een afweging worden gemaakt tussen de belangen van de organisatie en de rechten van de betrokkenen. Om deze rechtsgrond succesvol te kunnen gebruiken, dient het belang van de organisatie zwaarder door te wegen dan de rechten van de betrokkenen.
- Toestemming: Als de betrokkene duidelijk en voorafgaand toestemming heeft gegeven (die ze altijd kunnen intrekken), bijvoorbeeld het versturen van nieuwsbrieven waarvoor de ontvanger zich heeft aangemeld.
- Algemeen belang: Als het noodzakelijk is voor een taak van algemeen belang uit te voeren. Deze rechtsgrond mag enkel gebruikt worden wanneer je kan aantonen dat er een dringende maatschappelijke noodzaak bestaat, bijvoorbeeld een onderzoek naar armoedebestrijding.
- Vitale belangen: Als het gaat om levensbedreigende situaties, zoals medische noodhulp bij een ongeval.
Het is een verplichting om de personen van wie je de persoonsgegevens verwerkt, hierover te informeren (zie hoger voor een voorbeeld). Vertel hun wie de gegevens verwerkt, waarom, hoelang ze bewaard worden en welke rechten ze hebben.
Als bestuurslid van een vereniging is het belangrijk ervoor te zorgen dat deze informatie op een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke manier en in duidelijke en eenvoudige taal aan de leden en betrokkenen wordt gecommuniceerd. Je kan deze informatie op verschillende manieren delen zoals via een nieuwsbericht, een vermelding op de website, een privacyverklaring, een informatiebrief of een brochure.
Wanneer je als bestuurders persoonsgegevens verzamelt en gebruikt, genieten de betrokkenen van een aantal rechten die je kan uitoefenen zoals hieronder beschreven. Houd er rekening mee dat we om extra informatie kunnen vragen als een betrokkene een recht wilt uitoefenen. Dit is om te voorkomen dat iemand anders de rechten van de betrokkene zou misbruiken.
- Toegang: Vragen welke gegevens je over de betrokkene hebt en een kopie krijgen.
- Rectificatie: Fouten in hun gegevens laten corrigeren.
- Intrekken van toestemming: Toestemming intrekken als ze dat willen.
- Wissing: Vragen om gegevens te verwijderen als ze niet meer nodig zijn.
- Beperking van verwerking: Vragen om minder gegevens te gebruiken in bepaalde situaties.
- Bezwaar: Bezwaar maken tegen het gebruik van hun gegevens, vooral bij direct marketing.
Eén regel: geen langere bewaring dan nodig. Na afloop van een evenement dienen dus de bewaarde gegevens verwijderd te worden.
Als vereniging willen we graag tools gebruiken die beter passen bij onze waarden voor privacy en gegevensbescherming. Hier zijn een paar handige alternatieven voor de bekende diensten:
- In plaats van Doodle, gebruik:
- In plaats van Google Translate, gebruik:
- In plaats van WeTransfer, gebruik:
- In plaats van Google, gebruik:
Organiseer je een evenement op het openbaar domein, dan moet je een vergunning “inname openbaar domein” aanvragen.
Melding
Een evenement melden kan via het meldformulier evenementen van de Gentse politie. Doe dit minimum 4 weken op voorhand.
- Opmerking: Best doe je dit nog vroeger aangezien het steeds lang duurt vooraleer de politie antwoord geeft. Hoe vroeger je dit doorgeeft, hoe beter!
Vergunning
Een vergunning voor de inname van het openbaar domein aanvragen kan via het online formulier bovenaan deze pagina of via deze link. Doe dit minimum 6 weken op voorhand.
Na ontvangst van jouw aanvraag, onderzoekt Stad Gent jouw aanvraag en vraagt Stad Gent adviezen op bij de verschillende stads- en veiligheidsdiensten.
Via het burgerprofiel kan je de status van jouw aanvraag opvolgen. De laatste stand van zaken kan je terugvinden bij meldingen.
Benodigde documenten
Een inplantingsplan: Een inplantingsplan met een duidelijke weergave van de evenementenzone toont precies waar tenten, podia, sanitaire voorzieningen, cateringgebieden, en technische installaties zoals geluidsapparatuur en verlichting geplaatst worden. Het plan regelt ook verkeersstromen voor voetgangers en voertuigen, inclusief toegangen, uitgangen en parkeerzones, en bevat veiligheidsmaatregelen zoals nooduitgangen en brandblussers, cruciaal voor het veilig en georganiseerd verlopen van het evenement. Het volgende is hiervoor aanwezig:
- Het plan bevat herkenningspunten van de omgeving (omliggende straten, straatnamen, gebouwen, parkeerplaatsen, bomen...)
- Alle opstellingen (vb. podia) zijn op de correcte plaats en op realistische grootte ingetekend
- Er is een legende of een duidelijke beschrijving op het plan
- De vrije doorgangen met afmetingen staan op het plan
- Hou rekening met reeds aanwezige infrastructuur vb. fietsrekken, paaltjes, wegmeubilair...
Afhankelijk van jouw evenement heb je ook onderstaande documenten nodig:
- Afvalplan (indien je meer dan 100 bezoekers verwacht)
- Programma (bij meerdaagse evenementen)
- Keuringsattesten voor gas en/of elektriciteit (bij het plaatsen van een foodtruck)
- Aanvraagformulier elektriciteit als je gebruik wil maken van een bestaand aansluitpunt elektriciteit van Stad Gent. Het overzicht van de meterkasten kan je onderaan terugvinden
- Aanvraagformulier afwijking geluidsnormen
Kost
Voor innames van het openbaar domein moet je in theorie een retributie betalen al zijn er heel wat uitzonderingen. Alle vrijstellingen en uitzonderingen kan je nalezen in artikel 6 van het retributiereglement.
Huur materiaal
Bij Stad Gent kan je feestmateriaal ontlenen, gratis. Alle informatie hierrond is op volgende website te vinden
Provincie Oost-Vlaanderen heeft ook een uitleendienst, tegen een kleine prijs. Meer informatie is te vinden op volgende website.
Water
Indien je voor jouw evenement een aansluiting op het waterleidingnet wil, neem dan contact op met Farys op het nummer 078 35 35 99. Alle info via volgende website.
Sabam
SABAM int de verplichte vergoeding voor publiek uitvoeringsrecht bij gebruik van werk van muzikanten, schrijvers, filmmakers... De vergoeding gaat naar de auteur of componist van de tekst of muziek. De billijke vergoeding wordt gevraagd wanneer je muziek of teksten in het openbaar gebruikt waarvan anderen de auteur of componist zijn. Je regelt Sabam en de Billijke Vergoeding met één licentie en via één betaling op het platform van Unisono. Meer info te vinden op volgende website.
Regelgeving
Hieronder kunnen de verschillende regelgevingen gevonden worden omtrent IOD.
- Politiereglement op de privatieve inname van de openbare weg of het openbaar domein
- Politiereglement op de openbare rust en de veiligheid
- Politieverordening veiligheidsmaatregelen bij het gebruik van occasionele installaties met vloeibaar gemaakte petroleumgassen, aardgas en/of elektriciteit + addendum
- Politiereglement op de reinheid en de gezondheid in de gemeente
Drankvergunning?
Alle informatie hierrond is hier te vinden.
Wat met afval?
Je kan alles zelf opruimen en verwerken of gebruik maken van de diensten van een afvalverwerkingsbedrijf. Ook Ivago kan je hiermee helpen. Alle info via de website van Ivago.
Doopactiviteiten
Doopactiviteiten moeten gebeuren conform het doopdecreet en correct aangegeven zijn bij het overkoepelende konvent van de vereniging.
Activiteiten zoeken
Naast activiteiten aankondigen kan je op het controlepaneel ook activiteiten zoeken. Zo vindt je eenvoudig toekomstige activiteiten van verenigingen naar keuze, of neem je gemakkelijk een duik in het verleden in ons archief dat terugloopt tot 2003.
Inlichtingenformulieren
Dit document registreert het nieuwe bestuur digitaal bij de diensten van de universiteit, waardoor deze personen toegang krijgen tot het dashboard van hun vereniging op dit controlepaneel, zalen kunnen reserveren op TimeEdit ...
Na het indienen moet de pdf-versie van het formulier gedownload en ondertekend worden. Dit geöndertekend formulier moet voor 15 oktober, 19u op de pagina van het formulier geüpload worden. Enkel dan zal deze worden goedgekeurd.
De bestuursleden moeten voor 15 oktober ingeschreven zijn voor een opleiding aan de UGent (geen doctoraatsstudenten) voor minimum 27 studiepunten, met uitzondering het afstudeerjaar. Als een bestuurslid niet ingeschreven is, zal het formulier automatisch geweigerd worden. Uitzonderingen zijn niet mogelijk.
Inlichtingenformulier indienen
Bankformulieren
Het bankformulier geeft aan welke rekening door de vereniging gebruikt wordt en wie de volmachtshebbers zijn. Dit is een officiëel document dat vereist is voor alle erkende verenigingen aan de UGent.
Na het indienen moet de pdf-versie van het formulier gedownload worden en moet de bank het formulier ondertekenen. Het ondertekende formulier moet voor 15 oktober, 19u geüpload worden op de pagina van het formulier. Enkel dan zal deze worden goedgekeurd. Indien de bank een eigen ondertekend formulier geeft waar dezelfde informatie op staat, kan deze in de plaats geüpload worden.
Vanaf 1 mei is het mogelijk een formulier voor het volgend academiejaar te uploaden. Enkel het huidige bestuur kan een formulier indienen.
Geef de volledige naam op van de personen die volmachtshebbers zijn van deze rekening, met hun adres (straat & huisnummer, postcode & gemeente) zoals dat aan de bank is doorgegeven. Minimaal twee volmachtshebbers zijn vereist.
Statuten
Elk jaar uploadt de vereniging de laatste versie van de statuten. Deze moeten gemaakt zijn volgens het model dat je kan vinden bij de belangrijke documenten.
Inschrijvingsbewijzen
Inschrijvingsbewijzen van de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en webmaster moeten ingediend worden. Deze tonen aan dat de bestuursleden UGent-studenten zijn die ingeschreven zijn voor minstens 27 studiepunten. Je dient hiervoor het attest "Inschrijvingsbewijs met opleiding" te gebruiken, dat je kan vinden op Oasis, onder "Mijn Oasis" en vervolgens "Attesten". Deze mogen niet worden toegevoegd aan het jaarverslag, maar moeten apart worden geüpload.
Inschrijvingsbewijzen indienen
Jaarverslagen
Elk jaar dient iedere erkende studentenvereniging een jaarverslag in bij de DSA op dit controlepaneel, bestaande uit vier delen:
Het eerste deel bestaat uit een opsomming van de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en webmaster. We verwachten een overzicht van wie welke functie uitoefent binnen het bestuur.
Het tweede deel bevat de (op deze site) aangekondigde, publiek toegankelijke activiteiten georganiseerd door de vereniging tijdens het afgelopen boekjaar (minimum 10 activiteiten), gestaafd met voldoende bewijsmateriaal (Facebook-evenement, foto's, flyer, affiche ...) en financiële verantwoording voor iedere activiteit. Voor ten minste vijf van deze activiteiten moet verantwoord worden over de wijze waarop de activiteiten van de vereniging in het afgelopen jaar kaderen binnen de vermelde doelstellingen en de eigen doelstellingen van de vereniging en van het konvent waarvan deze deel uitmaakt (conform art. 8§3 van het Reglement der Studentenverenigingen).
Het derde deel is een financieel luik dat in bijlage dient toegevoegd te worden.
Het vierde deel is een chronologisch overzicht van alle activiteiten dat automatisch door het paneel gegenereerd wordt.
Er is een sjabloon (vereniging / konvent) voorzien die ingevuld kunnen worden. Beide onderdelen worden gebundeld en de bewijsstukken worden toegevoegd op hun relevante plek, waarna een digitale versie ingediend wordt op deze pagina. Bij het uploaden van het jaarverslag worden de publieke activiteiten die werden aangegeven op het controlepaneel automatisch in chronologische volgorde genoteerd na jullie jaarverslag. Indien wenselijk kunnen er nog extra activiteiten worden toegevoegd in het jaarverslag zelf.
Behalve voor de controle van de erkenning wordt dit verslag ook bijgehouden in het archief, te vinden in het rectoraat, dat op die manier probeert de geschiedenis van studentenverenigingen bij te houden. Doe dus zeker je best en dien eventueel extra bewijsmateriaal (documenten, flyers, posters, voorwerpen) in bij het Universiteitsarchief.
Vanaf 1 november is het mogelijk om een jaarverslag van het voorbije kalenderjaar te uploaden.
Academische Kalender
De academische kalender van de DSA omvat de belangrijke deadlines die aan erkende verenigingen opgelegd worden om de vlotte verloop van het werkjaar te garanderen en hun erkenning te behouden.
15 oktober
Het inlichtingenformulier, het bankformulier en de statuten moeten online gegenereerd worden en vervolgens ondertekend worden voor 15 oktober, 19u. Het inschrijvingsbewijs kan je vinden op Oasis en moet ook ingediend worden voor 15 oktober, 19u.
- Inlichtingenformulier: Dit document registreert het nieuwe bestuur digitaal bij de diensten van de universiteit, waardoor deze personen activiteiten kunnen aankondigen, zalen reserveren op TimeEdit ...
- Bankformulier: Dit document registreert de overdacht van de bankrekening van de vereniging van het oude naar het nieuwe bestuur. Neem het gegenereerd document mee naar de bank en laat het daar ondertekenen alvorens in te dienen.
- Statuten: Hiermee zijn de statuten van de vereniging centraal te vinden en altijd up to date in onze databank.
- Inschrijvingsbewijzen: Dit dient om aan te tonen dat de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en webmaster voor minstens 27 studenten zijn ingeschreven aan de UGent.
Bestuursleden van verenigingen kunnen op ieder moment de status van deze documenten bekijken op het dashboard van de vereniging.
5 maart
Voor 5 maart van elk jaar dient iedere erkende studentenvereniging een jaarverslag in bij de DSA op dit controlepaneel. Behalve voor de controle van de erkenning wordt dit verslag ook bijgehouden in het archief, te vinden in het rectoraat, dat op die manier probeert de geschiedenis van studentenverenigingen bij te houden.
Verslagen
Hier kunnen de verslagen van vergaderingen van de vereniging geüpload worden. Op deze manier kunnen de opvolgers later nog informatie terugvinden, en kunnen deze documenten niet verloren geraken. Konventen moeten de goedgekeurde verslagen van hun Algemene Vergaderingen verplicht hier uploaden of op een andere manier aan de studentenbeheerder bezorgen.