Administratie
Activiteiten
Op het controlepaneel kunnen activiteiten aangekondigd worden. Dit dient minstens 72 uur op voorhand te gebeuren om verzekerd te zijn bij de UGent. Je vindt hier een eenvoudig overzicht van de activiteiten georganiseerd door de Gentse studentenverenigingen en de Gentse studentenraden.
Activiteiten aankondigen
Als bestuurslid van een vereniging ben je verplicht je activiteiten binnen je vereniging minstens 72 uur op voorhand aan te kondigen. Doe je dit niet dan heeft dit twee grote gevolgen voor je vereniging:
- Je activiteit is niet verzekerd door de UGent.
- De ordediensten dienen te weten waar en wanneer je activiteiten doorgaan.
Publieke vs. private activiteiten
Een publieke activiteit wordt publiek bekendgemaakt, bijvoorbeeld aankondiging op een website. Hierbij mag de toegang wel beperkt worden tot alle leden van de vereniging of beperkt tot inschrijvingingen, bijvoorbeeld wegens beperkte plaatsen.
Een private activiteit werkt met expliciete uitnodigingen, bijvoorbeeld teambuilding of personeelsfeest. Het organiseren van een private activiteit heeft enkele gevolgen:
- De activiteit is op het controlepaneel enkel zichtbaar voor het bestuur van de vereniging, het bestuur van het overkoepelende konvent en de DSA.
- Private activiteiten dragen niet bij tot het totaal aantal activiteiten voor het jaarverslag van de vereniging.
- Private activiteiten zijn niet subsidieerbaar.
Domein
Bij het aanmaken van een activiteit voor de vereniging zal moeten opgeven worden op welk domein de activiteit doorgaat. Aan de verschillende domeinen zijn andere voorwaarden verbonden. Hieronder een overzicht van de verschillende domeinen:
| Domein | Uitleg |
|---|---|
| Openbaar domein | Alle gebouwen en terreinen die onder het beheer van een (lokale) overheid vallen. In Gent worden deze beheerd door Stad Gent. |
| UGent-domein | Alle gebouwen en terreinen die de UGent in beheer heeft. Voor alle zalen en auditoria die via TimeEdit gereserveerd worden. |
| Universitair Home-domein | Voor alles dat zich in een Home plaatsvindt. |
| Online | De activiteit is volledig online. Er wordt geen enkele fysieke plaats ter beschikking gesteld. |
| Andere | Alle andere plaatsen zoals privéruimtes. |
Indien jouw activiteit op UGent-terrein doorgaat en gebruik maakt van BBQ-apparatuur, dient dit gemeld te worden aan de veiligheidsdienst via dit formulier.
Doopactiviteiten
Doopactiviteiten moeten gebeuren conform het doopdecreet en correct aangegeven zijn bij het overkoepelende konvent van de vereniging.
Activiteiten zoeken
Naast activiteiten aankondigen kan je op het controlepaneel ook activiteiten zoeken. Zo vindt je eenvoudig toekomstige activiteiten van verenigingen naar keuze, of neem je gemakkelijk een duik in het verleden in ons archief dat terugloopt tot 2003.
Inlichtingenformulieren
Dit document registreert het nieuwe bestuur digitaal bij de diensten van de universiteit, waardoor deze personen toegang krijgen tot het dashboard van hun vereniging op dit controlepaneel, zalen kunnen reserveren op TimeEdit ...
Na het indienen moet de pdf-versie van het formulier gedownload en ondertekend worden. Dit geöndertekend formulier moet voor 15 oktober, 19u op de pagina van het formulier geüpload worden. Enkel dan zal deze worden goedgekeurd.
De bestuursleden moeten voor 15 oktober ingeschreven zijn voor een opleiding aan de UGent (geen doctoraatsstudenten) voor minimum 27 studiepunten, met uitzondering het afstudeerjaar. Als een bestuurslid niet ingeschreven is, zal het formulier automatisch geweigerd worden. Uitzonderingen zijn niet mogelijk.
Bankformulieren
Het bankformulier geeft aan welke rekening door de vereniging gebruikt wordt en wie de volmachtshebbers zijn. Dit is een officiëel document dat vereist is voor alle erkende verenigingen aan de UGent.
Na het indienen moet de pdf-versie van het formulier gedownload worden en moet de bank het formulier ondertekenen. Het ondertekende formulier moet voor 15 oktober, 19u geüpload worden op de pagina van het formulier. Enkel dan zal deze worden goedgekeurd. Indien de bank een eigen ondertekend formulier geeft waar dezelfde informatie op staat, kan deze in de plaats geüpload worden.
Vanaf 1 mei is het mogelijk een formulier voor het volgend academiejaar te uploaden. Enkel het huidige bestuur kan een formulier indienen.
Geef de volledige naam op van de personen die volmachtshebbers zijn van deze rekening, met hun adres (straat & huisnummer, postcode & gemeente) zoals dat aan de bank is doorgegeven. Minimaal twee volmachtshebbers zijn vereist.
Statuten
Elk jaar uploadt de vereniging de laatste versie van de statuten. Deze moeten gemaakt zijn volgens het model dat je kan vinden bij de belangrijke documenten.
Inschrijvingsbewijzen
Inschrijvingsbewijzen van de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en webmaster moeten ingediend worden. Deze tonen aan dat de bestuursleden UGent-studenten zijn die ingeschreven zijn voor minstens 27 studiepunten. Je dient hiervoor het attest "Inschrijvingsbewijs met opleiding" te gebruiken, dat je kan vinden op Oasis, onder "Mijn Oasis" en vervolgens "Attesten". Deze mogen niet worden toegevoegd aan het jaarverslag, maar moeten apart worden geüpload.
Jaarverslagen
Elk jaar dient iedere erkende studentenvereniging een jaarverslag in bij de DSA op dit controlepaneel, bestaande uit vier delen:
Het eerste deel bestaat uit een opsomming van de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en webmaster. We verwachten een overzicht van wie welke functie uitoefent binnen het bestuur.
Het tweede deel bevat de (op deze site) aangekondigde, publiek toegankelijke activiteiten georganiseerd door de vereniging tijdens het afgelopen boekjaar (minimum 10 activiteiten), gestaafd met voldoende bewijsmateriaal (Facebook-evenement, foto's, flyer, affiche ...) en financiële verantwoording voor iedere activiteit. Voor ten minste vijf van deze activiteiten moet verantwoord worden over de wijze waarop de activiteiten van de vereniging in het afgelopen jaar kaderen binnen de vermelde doelstellingen en de eigen doelstellingen van de vereniging en van het konvent waarvan deze deel uitmaakt (conform art. 8§3 van het Reglement der Studentenverenigingen).
Het derde deel is een financieel luik dat in bijlage dient toegevoegd te worden.
Het vierde deel is een chronologisch overzicht van alle activiteiten dat automatisch door het paneel gegenereerd wordt.
Er is een sjabloon (vereniging / konvent) voorzien die ingevuld kunnen worden. Beide onderdelen worden gebundeld en de bewijsstukken worden toegevoegd op hun relevante plek, waarna een digitale versie ingediend wordt op deze pagina. Bij het uploaden van het jaarverslag worden de publieke activiteiten die werden aangegeven op het controlepaneel automatisch in chronologische volgorde genoteerd na jullie jaarverslag. Indien wenselijk kunnen er nog extra activiteiten worden toegevoegd in het jaarverslag zelf.
Behalve voor de controle van de erkenning wordt dit verslag ook bijgehouden in het archief, te vinden in het rectoraat, dat op die manier probeert de geschiedenis van studentenverenigingen bij te houden. Doe dus zeker je best en dien eventueel extra bewijsmateriaal (documenten, flyers, posters, voorwerpen) in bij het Universiteitsarchief.
Vanaf 1 november is het mogelijk om een jaarverslag van het voorbije kalenderjaar te uploaden.
Academische Kalender
De academische kalender van de DSA omvat de belangrijke deadlines die aan erkende verenigingen opgelegd worden om de vlotte verloop van het werkjaar te garanderen en hun erkenning te behouden.
15 oktober
Het inlichtingenformulier, het bankformulier en de statuten moeten online gegenereerd worden en vervolgens ondertekend worden voor 15 oktober, 19u. Het inschrijvingsbewijs kan je vinden op Oasis en moet ook ingediend worden voor 15 oktober, 19u.
- Inlichtingenformulier: Dit document registreert het nieuwe bestuur digitaal bij de diensten van de universiteit, waardoor deze personen activiteiten kunnen aankondigen, zalen reserveren op TimeEdit ...
- Bankformulier: Dit document registreert de overdacht van de bankrekening van de vereniging van het oude naar het nieuwe bestuur. Neem het gegenereerd document mee naar de bank en laat het daar ondertekenen alvorens in te dienen.
- Statuten: Hiermee zijn de statuten van de vereniging centraal te vinden en altijd up to date in onze databank.
- Inschrijvingsbewijzen: Dit dient om aan te tonen dat de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en webmaster voor minstens 27 studenten zijn ingeschreven aan de UGent.
Bestuursleden van verenigingen kunnen op ieder moment de status van deze documenten bekijken op het dashboard van de vereniging.
5 maart
Voor 5 maart van elk jaar dient iedere erkende studentenvereniging een jaarverslag in bij de DSA op dit controlepaneel. Behalve voor de controle van de erkenning wordt dit verslag ook bijgehouden in het archief, te vinden in het rectoraat, dat op die manier probeert de geschiedenis van studentenverenigingen bij te houden.
Verslagen
Hier kunnen de verslagen van vergaderingen van de vereniging geüpload worden. Op deze manier kunnen de opvolgers later nog informatie terugvinden, en kunnen deze documenten niet verloren geraken. Konventen moeten de goedgekeurde verslagen van hun Algemene Vergaderingen verplicht hier uploaden of op een andere manier aan de studentenbeheerder bezorgen.