Erkenningsaanvraag

Heb jij een vereniging en wil je graag erkend worden aan UGent?

Erkende studentenverenigingen aan UGent profiteren van diverse voordelen. Zo kom je in aanmerking voor financiële steun in de vorm van subsidies, kun je gratis of tegen gereduceerd tarief gebruikmaken van UGent-lokalen, en heb je toegang tot de uitleendienst voor het lenen van materialen. Bovendien ben je verzekerd tijdens activiteiten, wat voor extra bescherming zorgt.

Erkenning geeft je ook toegang tot een breed netwerk van andere studentenverenigingen en UGent-studenten, wat samenwerkingen en ideeënuitwisseling bevordert. Dit maakt je vereniging een vaste waarde binnen de UGent-gemeenschap, wat helpt bij het aantrekken van nieuwe leden en het vergroten van je zichtbaarheid.

Daarnaast kun je gebruikmaken van UGent-promotiekanalen zoals nieuwsbrieven en sociale media, en kun je rekenen op ondersteuning en advies van de studentenbeheerder en andere diensten. Deelname aan officiële UGent-evenementen biedt extra mogelijkheden om je vereniging onder de aandacht te brengen.

Erkenning stimuleert professionalisering van je vereniging door het opstellen van duidelijke statuten en doelstellingen, wat bijdraagt aan de duurzaamheid en het succes van je vereniging. Daarnaast zijn erkende studentenverenigingen bij UGent automatisch erkend bij Stad Gent, waardoor er vb. ook gebruik kan gemaakt worden van de materiaaluitleendiensten van Stad Gent en provincie Oost-Vlaanderen. Kortom, erkenning biedt tal van voordelen die je helpen om succesvol te zijn en te groeien binnen de universiteitsgemeenschap.

Stap 1: Lees het reglement der studentenverenigingen (NL / EN)

Stap 2: Dien je aanvraag in

• Wanneer? Er zijn twee momenten per academiejaar waarop je een aanvraag kunt indienen:
  • In het eerste semester, in lesweek 4.
  • In het tweede semester, in lesweek 3.
• Wat moet je indienen? Zorg ervoor dat je aanvraag de volgende documenten bevat:
  1. De statuten van je vereniging (gebruik de modelstatuten op de website van de DSA).
  2. De langetermijndoelstelling en een voorlopig programma van de vereniging.
  3. Bewijs dat de voorzitter, vice-voorzitter, penningmeester en webmaster UGent-studenten zijn met minstens 27 studiepunten (uitgezonderd voor afstudeerjaren).
  4. Bewijs van 10 georganiseerde openbare studentenactiviteiten.
• Waar indienen?
  • Bij de studentenbeheerder van Dienst Studentenactiviteiten via een e-mail naar dsa@ugent.be.

Stap 3: Beoordeling door de studentenbeheerder

• Ontvankelijkheid: De studentenbeheerder checkt of je aanvraag volledig en op tijd is. Is dat niet het geval, dan wordt je aanvraag afgewezen.
• Feedback: Binnen 20 kalenderdagen krijg je een schriftelijke beslissing (ontvankelijk of onontvankelijk).

Stap 4: Beoordeling door het konvent

• Agenda: De voorzitter van het konvent zet je aanvraag op de agenda van de volgende Algemene Vergadering (AV).
• Vergadering: Tijdens deze vergadering kun je je aanvraag toelichten. De AV beslist daarna of je doelstellingen en activiteiten verenigbaar zijn met die van het konvent.

Stap 5: Stemming en beslissing

• Stemming: De AV van het konvent stemt over je aanvraag. Er moet een 2/3 meerderheid zijn.
• Uitspraak: Binnen 6 weken krijg je een schriftelijke gemotiveerde uitspraak (verenigbaar of niet-verenigbaar). Deze uitspraak dient als advies voor de directeur Dienst Studentenvoorzieningen (DSV).

Stap 6: Definitieve beslissing

• Directeur DSV: Binnen 20 kalenderdagen na ontvangst van het dossier neemt de directeur een beslissing over de erkenning. Daarna krijg je een definitieve uitspraak over de beslissing tot erkenning/niet erkenning.

Beroep indienen

• Ben je het niet eens met de beslissing? Je kunt binnen 30 kalenderdagen beroep aantekenen bij de secretaris van het universiteitsbestuur.

Volg deze stappen zorgvuldig en zorg ervoor dat uw aanvraag volledig en tijdig is. Wij raden aan om vooraf contact op te nemen met de DSA (dsa@ugent.be) om te verifiëren of de documenten voldoen aan de vereisten voordat u een officiële aanvraag indient. Zodra de aanvraag is ingediend, kan deze niet meer worden teruggedraaid en kunnen documenten niet meer worden aangepast.

De DSA en de studentenbeheerder staan altijd klaar om je te helpen bij je erkenningsaanvraag. Of je nu vragen hebt over de vereiste documenten, het proces, of andere aspecten van de aanvraag, aarzel niet om contact met ons op te nemen. Je kunt ons een e-mail sturen, telefonisch bereiken, of een afspraak maken voor een persoonlijk gesprek. Wij zijn er om je te ondersteunen en te zorgen dat je aanvraag zo soepel mogelijk verloopt. We wensen je veel succes met je erkenningsaanvraag!