Organisatie

Zaalreservaties

Studentenhuis De Therminal

Als bestuurslid van een vereniging kunt u via onderstaande knop de bestaande zaalreservaties raadplegen en er nieuwe aanmaken. DSA beheert de periodes waarin je met je vereniging de verschillende zalen kunt reserveren. Een overzicht van deze reservatieperiodes vind je op het dashboard van je vereniging.

Overzicht zaalreservaties

Verenigingen kunnen de verschillende zalen van studentenhuis De Therminal reserveren om er hun activiteiten te laten doorgaan. Deze zalen zijn vaak maanden op voorhand reeds volboekt. Indien een zaal reeds gereserveerd is door een andere vereniging kan je die toevoegen aan je verlanglijstje en dan houden we je op de hoogte wanneer deze toch nog beschikbaar wordt.

De aanvrager is verantwoordelijk voor het naleven van de regels voor gebruik van de zalen, zoals vermeld op het aanvraagformulier. Raadpleeg ook zeker eens het Therminal Huisreglement om op de hoogte te zijn van alle mogelijkheden en afspraken. Inbreuk op het huisreglement kan leiden tot een verbod op het gebruik van alle lokalen in het studentenhuis voor de rest van het academiejaar.

De studentenbeheerder en de secretaris kunnen indien nodig steeds een ander lokaal toewijzen.

Zalen

Universiteit Gent

Studentenverenigingen kunnen universitaire lokalen, die niet in het studentenhuis gesitueerd zijn reserveren via TimeEdit. Deze reservatie moet minstens 3 weken op voorhand gebeuren. Er wordt geen huurprijs aangerekend voor het gebruik van de lokalen, tenzij na 22 uur voor de overuren van de huisbewaarders. In geval van schade worden de kosten aangerekend. Overuren en en kosten worden gefactureerd naar het adres dat op het reservatieformulier vermeld wordt.

Materiaalreservaties

Studentenhuis De Therminal

De Dienst StudentenActiviteiten heeft een kleine stock aan materiaal dat uitgeleend kan worden aan verenigingen. Als bestuurslid van een vereniging kan u hier het aanbod en beschikbaarheid van materiaal bekijken en reservaties aanvragen.

Studentenhuis De Therminal beschikt over multimedia-apparatuur dat ontleend kan worden. Het materiaal dient steeds apart aangevraagd te worden op deze pagina. Let op: de apparatuur dient steeds tijdens de openingsuren van het DSA secretariaat opgehaald te worden en de volgende dag voor de middag tijdens de openingsuren teruggebracht te worden.

De aanvrager is verantwoordelijk voor het naleven van de regels voor gebruik van het materiaal, zoals beschreven in het Huisreglement van de Therminal (artikel 8).

Universiteit Gent

De erkende studentenverenigingen kunnen ook tentoonstellingsmateriaal (kuipstoelen, klapstoelen, (cocktail)tafels, tafelnappen, verlichting, verlengkabels, spreekgestoelte,...) ontlenen bij de dienst tentoonstellingen van de Universiteit Gent, daarvoor kom je gewoon eens langs op het secretariaat van de DSA of contacteert u ons via email. Opgelet: reserveer hier zeker op tijd, je concurreert met de voltallige Universiteit.

Externe uitleendiensten

Uitleenpunt Stad Gent

Stad Gent beschikt over een gratis uitleenpunt voor publieke, niet-commerciële activiteiten die doorgaan op Gents grondgebied. Na het aanmaken van een account voor de vereniging kan er materiaal gereserveerd worden in hun online webshop. Opgelet: een account aanmaken op deze site kan enkele dagen duren, doe dit zeker op tijd.

Uitleendienst Oost-Vlaanderen

Provincie Oost-Vlaanderen beschikt over een uitleendienst waar allerhande materiaal gehuurd kan worden tegen lage kostprijs. Na het aanmaken van een account voor de vereniging kan er materiaal gereserveerd worden in hun online webshop.

Drankenstock

In De Therminal is het mogelijk om een drankenstock te gebruiken die drank ter beschikking stelt voor erkende verenigingen. Aan de vereniging die gebruik maakt van de drankenstock, wordt de gebruikte drank gefactureerd. Het leeggoed wordt niet aangerekend.

Er is een aparte drankenstock voorzien die gereserveerd kan worden via het zalenreservatiepaneel, mits motivatie.

De aanvrager is verantwoordelijk voor het naleven van de regels voor gebruik van De Therminal drankenstock, zoals beschreven in het Therminal Huisreglement (artikel 8).

Prijslijsten

Drankenstock

Drank	Prijs per stuk	Prijs per bak	aantal per bak
Jupiler	€ 0,900	€21.600	24
Coca-Cola	€ 0,800	€19.200	24
Cola-Zero	€ 0,800	€19.200	24
Bruiswater	€ 0,300	€7.200	24
Plat water	€ 0,300	€7.200	24
Ice Tea	€ 0,900	€21.600	24

Cambio

DSA stelt het gebruik van deelwagens via Cambio ter beschikking aan erkende studentenverenigingen. Chauffeurs die de Cambiowagens zullen gebruiken, dienen geregistreerd te worden op het controlepaneel. DSA verwerkt deze aanvragen en registreert de bestuurders bij Cambio. Verenigingen kunnen achteraf zelf via de Cambio-app reservaties indienen. Hun verbruik wordt maandelijks aan hen gefactureerd.

Nieuwe chauffeur toevoegen

De precieze prijzen kunnen op de Cambio-website teruggevonden worden, in de COMFORT kolom. De totale prijs is dan de huurprijs gecombineerd met de kilometerprijs. De verantwoordelijkheid bij ongevallen en dergelijke zaken ligt bij de bestuurder. Deze kosten worden automatisch verrekend en opgestuurd via factuur.

Alles over de voorwaarden en verzekering vind je hier terug: https://www.cambio.be/nl-vla/algemene-voorwaarden-tarieven.

Evenementen organiseren

Een goede voorbereiding leidt tot een succesvol evenement: denk vooraf niet enkel na over datum, locatie en praktische organisatie, maar ook over aankleding, bekendmaking en eventuele financiering.

Wil je een activiteit of evenement organiseren aan de UGent? Voor je van start gaat, zijn er een aantal zaken waarover je best eens nadenkt:

• Doelgroep. Voor wie is jouw activiteit bedoeld? Wie wil je bereiken? Hoe ga je jouw doelgroep bereiken? En voor wie is jouw activiteit niet of minder bedoeld?
• Doelstelling. Waarom organiseer je deze activiteit? Wat wil je er mee bereiken?
• Format. Is het organiseren van een activiteit de beste manier om jouw doel te bereiken? Zijn er andere formats of kanalen die je graag wilt inzetten?

Van zodra je een antwoord weet op bovenstaande vragen, kun je van start gaan.

Datum en locatie van je activiteit

Leg datum en tijdstip van je activiteit vast in overleg met de betrokkenen. Hou eventueel rekening met wat je weet over de agenda en gewoontes van je doelgroep.

Meer informatie over reservatie via TimeEdit vind je op de interne pagina Reservatie UGent-infrastructuur voor activiteiten.

Organiseer je een online activiteit? Check dan zeker deze link: online presenteren (The Floor is Yours)

Praktische organisatie

Veiligheid

Ongeacht of je nu een indoor of outdoor evenement organiseert, veiligheid is altijd een belangrijk aspect om rekening mee te houden. Voor grotere evenementen moet je op voorhand contact opnemen met noodplanning@ugent.be.

Bekijk zeker deze link voor meer veiligheid op evenementen.

Duurzaamheid

Wil je een evenement duurzaam organiseren? Deze richtlijnen voor duurzame events kunnen je op weg helpen.

Catering

Overzicht mogelijkheden:

• Koffiepauzes in een selectie van locaties: aanvragen via TimeEdit
• Belegde broodjes: bestellen via het raamcontract belegde broodjes
• Andere catering in Aula en foyers: cateraar naar keuze, volgens afspraken op de locatie. Info over duurzame catering

Vragen? Contacteer een boekingsverantwoordelijke: auditoria@ugent.be

Toegang

Contacteer de verantwoordelijke van je locatie i.v.m. praktische afspraken:

• Aula: aula@ugent.be
• Andere locaties: zie mail na bevestiging reservering of contacteer auditoria@ugent.be

Techniek

Technische ondersteuning is mogelijk in een beperkt aantal zalen. Niet alle zalen zijn uitgerust voor hybride activiteiten. Meer info vind je op TimeEdit.

Wil je draadloos internet (wifi)? vraag tijdig een UGent guest account aan.

Materiaal

Heb je extra materiaal nodig?

• Ontleen tafels, stoelen, posterpanelen, verlengkabels, onthaalbalie, enz. via de uitleendienst van DGFB.
• Audiovisueel materiaal: raadpleeg de Huurvoorwaarden Audiovisueel Materiaal van DICT.

Fotograaf

Heb je een fotograaf nodig? Contacteer communicatie@ugent.be voor contactgegevens fotografen.

Verzekeringen

Ben je in orde met de verzekeringen?

Veiligheid en Permanentie

Je kunt bij het PermanentieCentrum 24u/24 terecht voor noodsituaties zoals:

• Bedreiging van personen, brand, ontploffing, bommelding
• Medisch noodgeval, ongeval met gevaarlijke stoffen
• Elektrische pannes, wateroverlast, geblokkeerde lift
• Milieuvervuiling

Promoten van je activiteit

Nieuws of informatie via de kanalen van de UGent verspreiden: check www.ugent.be/communicatievraag.

Ontleen promotiemateriaal zoals beachflags, rollups,.. of het UGent-springkasteel!